Bisnis agen gas memiliki perputaran barang yang cepat, margin per tabung yang perlu dihitung teliti, serta pelanggan warung yang kadang mengambil dulu dan membayar kemudian. Pencatatan yang rapi membantu mencegah selisih stok dan piutang yang terlupa.
1. Buat Katalog Gas dan Aksesoris
Buat produk terpisah untuk Gas 3kg, Gas 5kg, Gas 12kg, selang, regulator, dan aksesoris lain. Isi harga beli, harga jual, stok, dan kategori. Bila tabung isi dan kosong diperlakukan berbeda di usaha Anda, gunakan nama produk atau kategori yang jelas.
2. Daftarkan Supplier dan Pelanggan Warung
Simpan distributor atau agen besar sebagai supplier. Simpan warung langganan sebagai pelanggan dengan nomor WhatsApp. Data ini memudahkan PO dan membantu kasir memilih pelanggan saat transaksi piutang.
3. Flow Harian Agen Gas
Pagi: cek stok dan piutang
- Periksa jumlah gas per ukuran dan aksesoris.
- Lihat piutang jatuh tempo.
- Siapkan daftar kebutuhan restock.
Siang: jual eceran atau ke warung
Untuk konsumen langsung, proses tunai atau QRIS. Untuk warung langganan, pilih pelanggan, masukkan barang, dan pilih Piutang sesuai kesepakatan. Pastikan jumlah tabung dan harga sudah benar sebelum transaksi disimpan.
Sore: rekonsiliasi
Bandingkan penjualan, stok sistem, stok fisik, tabung kosong yang diterima, dan piutang baru. Selisih kecil yang dibiarkan dapat menjadi masalah besar pada akhir bulan.
4. Gunakan Purchase Order untuk Restock
Saat stok mendekati batas minimum, buat PO ke distributor. Catat jenis dan jumlah tabung, harga yang disepakati, serta tanggal penerimaan. Setelah barang datang, cocokkan PO dengan barang fisik sebelum stok diperbarui.
5. Pantau Piutang Warung
Gunakan daftar Piutang untuk melihat pelanggan yang belum lunas. Prioritaskan piutang jatuh tempo, kirim pengingat secara santun, dan tetapkan batas kredit untuk pelanggan baru. Kebijakan tunai beberapa transaksi pertama dapat mengurangi risiko piutang macet.
| Situasi | Praktik |
|---|---|
| Pelanggan baru | Tunai terlebih dahulu sampai riwayat terbentuk |
| Pelanggan tetap | Tetapkan batas dan jatuh tempo |
| Piutang terlambat | Hubungi, catat tindak lanjut, dan hentikan kredit sementara |
6. Laporan Akhir Bulan
Review omzet per ukuran tabung, margin per produk, penjualan aksesoris, biaya operasional, piutang outstanding, dan pembelian dari distributor. Laporan ini membantu menentukan produk yang perlu diprioritaskan dan pelanggan yang perlu dievaluasi.
Mulai dengan NbzPOS
Lihat solusi NbzPOS untuk Agen Gas LPG untuk contoh katalog, PO, piutang, dan alur penjualan harian.
FAQ
Bagaimana mencatat stok tabung?
Buat produk terpisah untuk tiap ukuran dan catat penerimaan, penjualan, pertukaran, serta penyesuaian stok.
Bagaimana mengelola piutang warung?
Simpan data pelanggan, pilih pelanggan saat transaksi piutang, dan tinjau jatuh tempo secara rutin.
Mengapa PO penting?
PO membantu mencocokkan pesanan distributor dengan barang yang benar-benar diterima.